Important : Cette fonctionnalité est actuellement en expansion. Il est possible qu'elle ne soit pas encore disponible dans tous les pays. Si vous ne trouvez pas votre autorité locale à sélectionner lors de la configuration, cela signifie que cette fonctionnalité n'est pas encore disponible pour votre pays.

Qu'est-ce que la fonctionnalité d'enregistrement en ligne ?

La fonctionnalité d'enregistrement en ligne (Advanced Check-in) est un outil intégré à votre compte Holidu qui automatise la collecte et la transmission des données des clients auprès des autorités locales compétentes. Au lieu de remplir manuellement des formulaires gouvernementaux, Holidu gère tout le processus pour vous, de manière sécurisée et conforme à la réglementation.

Pourquoi devez-vous le faire ?

Dans de nombreux pays (Espagne, Italie, Portugal, Allemagne et autres), les propriétaires sont légalement tenus de collecter les informations des clients et de les soumettre aux autorités locales peu après l'arrivée. Cette réglementation soutient la sécurité, la traçabilité et la conformité aux lois locales.

Le non-respect de ces règles peut entraîner des pénalités ou des amendes. Avoir un système fiable en place vous permet de rester en conformité avec les réglementations locales avec un effort minimal.

Comment bénéficiez-vous du transfert automatique ?

La fonctionnalité d'enregistrement en ligne automatise ce processus en envoyant à vos clients un formulaire où ils peuvent fournir les données requises. Une fois configurée, Holidu gère la collecte et le transfert des données – plus besoin d'entrée manuelle dans les systèmes gouvernementaux.

Vos principaux avantages :

• Conformité légale avec un effort minimal
• Transfert automatique des données des clients à l'autorité appropriée
• Registre numérique des clients que vous pouvez télécharger à tout moment pour les inspections
• Rappels intégrés et communication avec les clients
• Gratuit pour les propriétaires Holidu
• Gestion sécurisée et conforme à la vie privée des données sensibles des clients

Comment le configurer ?

Avant d'activer la fonctionnalité dans Holidu, vous devez enregistrer votre établissement auprès de l'autorité locale compétente. Nous soutenons actuellement l'Espagne, le Portugal et l'Allemagne, et nous travaillons à l'ajout de l'Italie très prochainement.

Consultez le tableau ci-dessous pour trouver votre autorité locale et les instructions de connexion :

Région	Autorité	Guide de configuration
Espagne (sauf Catalogne/Pays Basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays Basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre propriété à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonctionnalité d'enregistrement des clients en Italie | Rapport statistique en Italie

Une fois que vous avez vos identifiants, suivez cet article pour configurer votre fonctionnalité d'enregistrement en ligne.

Que faire si votre connexion cesse de fonctionner ?

Si la transmission automatique des données échoue, vérifiez d'abord que vos identifiants auprès de l'autorité locale sont toujours valides. Les mots de passe expirés ou modifiés peuvent causer des problèmes de transmission. Vous devrez mettre à jour manuellement vos identifiants dans Holidu. Vérifiez l'état de la connexion dans la section « Compte » de votre tableau de bord. Si le problème persiste, contactez notre équipe d'assistance.

Comment connecter Ricestat à votre compte Chekin.io ?

Si vous utilisez Ricestat ou d'autres outils tiers intégrés à votre système d'enregistrement, assurez-vous que vos identifiants Chekin.io sont correctement configurés dans les paramètres de votre compte. Vérifiez que le service tiers a les permissions nécessaires pour accéder à vos données d'enregistrement. Pour les étapes détaillées d'intégration, consultez la documentation spécifique du service tiers ou contactez son équipe d'assistance.

Dépannage : identifiants incorrects pour Ricestat

Si vous recevez une erreur indiquant que vos identifiants Ricestat sont incorrects :

• Vérifiez que vous utilisez le bon nom d'utilisateur et le bon mot de passe
• Assurez-vous que votre compte Ricestat est actif et en bon état
• Si vous avez récemment changé votre mot de passe, mettez-le à jour dans les paramètres de votre compte Holidu
• Réinitialiser la connexion en vous déconnectant et en vous reconnectant à votre compte
• Si le problème persiste, contactez l'équipe d'assistance Ricestat ou le support Holidu

Comment ça fonctionne pour les clients ?

Une fois la configuration terminée, voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :

1. Après la réservation, votre client reçoit un email (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. Le client remplit les détails de tous les voyageurs, y compris la numérisation de documents (passeport ou ID). Cela doit être répété pour chaque personne voyageant.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un client ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il ne se conforme toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

⏰ À 23:00 le jour de l'arrivée, les données du client sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

Comment télécharger votre registre des clients ?

1. Accédez à la fonctionnalité d'enregistrement en ligne.
2. À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez le registre, cliquez sur « Détails ».

Questions fréquemment posées

Pourquoi Holidu propose-t-elle cette fonctionnalité ?

La loi locale exige que les propriétaires enregistrent tous les clients auprès des autorités locales. Cet outil automatise le processus, soutient la conformité légale et vous fait gagner du temps.

À quelles autorités puis-je me connecter ?

Cela dépend de votre région – vous devez vous connecter à l'autorité spécifique de votre pays et région.

L'enregistrement auprès des autorités est-il obligatoire ?

Oui.

Puis-je utiliser cette fonctionnalité pour tous les types de réservations ?

Seules les réservations créées via les canaux soutenus par Holidu sont éligibles. Les réservations manuelles et les importations basées sur iCal ne sont pas prises en charge.

Puis-je envoyer les données des clients des réservations précédentes ?

Non. Le formulaire en ligne ne s'active que pour les réservations futures. Les réservations effectuées avant l'activation de la connexion police ne sont pas couvertes. Vous devrez enregistrer celles-ci manuellement sur le portail de votre autorité.

Quelles données des clients sont collectées et envoyées ?

Détails personnels (nom, date de naissance, nationalité, type/numéro d'ID, etc.). Seules les données minimales requises sont visibles pour le propriétaire (nom, âge). Les données complètes sont envoyées de manière sécurisée aux autorités.

Aurais-je accès aux données des clients ?

Nous affichons uniquement les noms et l'âge des clients, qui sont les informations requises pour le registre. Nous n'affichons pas d'informations supplémentaires comme les numéros d'ID.

Que se passe-t-il si les clients fournissent leurs informations puis annulent leur réservation ?

Si le client annule sa réservation, les données ne seront pas envoyées aux autorités.

Recevrai-je une notification quand les clients fourniront leurs données ?

Nous n'envoyons pas de notifications. Cependant, vous pouvez voir si les clients ont fourni leurs données pour chacune de leurs réservations.

Les enfants doivent-ils être enregistrés ?

Oui, tous les clients doivent être enregistrés quel que soit leur âge. Pour les mineurs espagnols de moins de 14 ans, l'ID et la signature ne sont pas obligatoires, mais la relation de la personne responsable doit être enregistrée.

Que se passe-t-il si les clients ne complètent pas le formulaire ?

Ils recevront un rappel automatique 5 jours avant l'arrivée. S'il n'est toujours pas rempli, vous pouvez :

• Remplir manuellement le formulaire en présence du client