Vous avez une réservation à venir mais vous ne parvenez pas à joindre votre voyageur ? Cet article vous explique comment contacter vos voyageurs avant leur arrivée via Airbnb, Booking.com et Holidu, ce que vous pouvez voir de leurs coordonnées selon le canal de réservation, et la marche à suivre si vous ne obtenez pas de réponse.

Utiliser la messagerie Holidu (Guest Messaging)

La fonctionnalité Guest Messaging de Holidu regroupe toutes vos conversations avec les voyageurs en un seul endroit, qu'ils aient réservé via Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo ou le site de votre propre hébergement. C'est le moyen le plus rapide et le plus fiable de joindre un voyageur avant son arrivée.

Comment y accéder :

• Rendez-vous dans Messages → Boîte de réception depuis le menu de navigation pour voir toutes les conversations.
• Ou ouvrez une réservation dans l'onglet Réservations et cliquez sur le lien de messagerie dans le détail de la réservation pour accéder directement à la conversation de ce voyageur.

Assistant IA : un assistant IA est inclus sans frais supplémentaires. Il répond automatiquement aux questions courantes des voyageurs, concernant l'arrivée, les équipements, l'itinéraire et plus encore, selon les sujets que vous lui avez attribués dans Gérer les paramètres. Les messages sont également traduits automatiquement entre votre langue et celle du voyageur, afin que la langue ne soit jamais un obstacle. Vous pouvez reprendre la main sur n'importe quelle conversation à tout moment et modifier les sujets traités par l'assistant quand vous le souhaitez.

Coordonnées du voyageur selon le canal de réservation

La messagerie Guest Messaging fonctionne avec tous les canaux de réservation. Toutefois, selon la source de la réservation, les coordonnées supplémentaires (téléphone, adresse e-mail personnelle) peuvent être visibles ou masquées :

Pour les réservations Airbnb, Booking.com et Vrbo, la messagerie personnelle du voyageur est protégée par ces plateformes. L'adresse e-mail personnelle du voyageur devient visible uniquement si celui-ci complète le formulaire d'arrivée Holidu.

Que faire si vous ne parvenez pas à joindre le voyageur ?

Essayez les méthodes suivantes, dans cet ordre :

1. Messagerie Guest Messaging (Messages → Boîte de réception) : c'est toujours la meilleure première étape, quel que soit le canal de réservation.
2. WhatsApp : si un numéro est disponible, envoyez un message court et poli.
3. Appel téléphonique : à utiliser si vous n'obtenez pas de réponse sur WhatsApp. Notez que Booking.com et Airbnb ne partagent plus les numéros de téléphone avec les détails de la réservation.
4. E-mail : relancez le voyageur si son adresse est disponible.

Astuce : gardez un message amical et concis. Par exemple :

« Bonjour [Nom du voyageur], ici [Votre nom] de [Nom du logement]. Je voulais simplement confirmer votre heure d'arrivée. Merci de me tenir informé quand vous le pourrez. Au plaisir de vous accueillir ! »

Si l'arrivée a lieu dans les 7 prochains jours et que vous n'avez reçu aucune réponse sur l'ensemble des canaux, utilisez le formulaire de contact pour nous signaler la situation. Notre équipe pourra vous aider à vérifier les détails de la réservation et à contacter le voyageur par le canal de réservation d'origine si nécessaire.

Bonnes pratiques pour éviter les problèmes de communication

1. Écrivez tôt aux voyageurs via Guest Messaging. Un message de bienvenue quelques jours avant l'arrivée instaure une relation positive et confirme les informations clés. L'assistant IA peut répondre automatiquement aux questions de suivi.
2. Envoyez des instructions d'arrivée claires à l'avance. Assurez-vous que le voyageur connaît l'heure d'arrivée, l'adresse et les modalités d'accès. Découvrez comment ajouter les informations d'arrivée.
3. Utilisez les messages automatisés. Les messages automatisés Guest Connect fonctionnent en complément de Guest Messaging : lorsqu'un voyageur répond à un message programmé, l'assistant IA peut poursuivre la conversation. En savoir plus sur les messages automatisés.
4. Activez l'arrivée autonome lorsque c'est possible. Cela évite le stress de dernière minute si la communication est retardée.
5. Demandez au voyageur de confirmer son heure d'arrivée 2 à 3 jours à l'avance. Un court message permet de garantir que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Informations importantes

Pour les nouveaux hôtes qui n'ont pas encore effectué leur premier check-in confirmé, les coordonnées des voyageurs restent masquées jusqu'à 2 jours avant l'arrivée. Après votre premier check-in réussi, cette restriction est levée pour toutes les réservations suivantes.

Holidu n'est pas tenu de collecter les informations personnelles des voyageurs à votre place. Si vous avez besoin de ces données pour des formalités d'enregistrement, veuillez contacter directement les voyageurs.

Besoin d'aide supplémentaire ?

Si vous n'arrivez toujours pas à joindre votre voyageur ou si vous avez des questions, utilisez le formulaire de contact disponible dans votre espace hôte. Notre équipe d'assistance locale, disponible 7 jours sur 7 et dans plusieur