Que dois-je faire si je ne peux pas joindre un voyageur ?

Il est important de rester en contact avec vos voyageurs avant leur arrivée pour confirmer les détails de la réservation et assurer un check-in fluide. Ce guide vous explique comment contacter vos voyageurs sur différentes plateformes et quelles actions prendre si vous ne parvenez pas à les joindre.

Utilisez la messagerie des voyageurs pour une communication simplifiée

La fonction de messagerie des voyageurs de Holidu vous permet de rassembler toutes vos conversations avec les voyageurs en un seul endroit, qu'ils proviennent d'Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo ou de votre propre site web. C'est le moyen le plus rapide et le plus fiable pour contacter vos voyageurs avant leur arrivée.

Comment accéder à la messagerie :

• Accédez à Messages → Boîte de réception dans le menu de navigation pour voir toutes vos conversations.
• Ou ouvrez une réservation spécifique dans l'onglet Réservations et cliquez sur le lien de message dans la vue détaillée de la réservation pour accéder directement à la conversation avec ce voyageur.

Assistant IA intégré :

Un assistant IA est inclus sans frais supplémentaires et gère automatiquement les questions courantes des voyageurs, notamment concernant le check-in, les équipements, les directions et bien d'autres sujets. Les messages sont automatiquement traduits entre votre langue et celle du voyageur, ce qui élimine les barrières linguistiques. Vous pouvez reprendre n'importe quelle conversation à tout moment ou ajuster les sujets traités par l'assistant selon vos préférences.

Disponibilité des informations de contact selon la plateforme

La messagerie des voyageurs fonctionne sur tous les canaux. Cependant, selon la source de la réservation, les informations de contact supplémentaires (téléphone, adresse e-mail personnelle) peuvent ou non être visibles :

Plateforme	Téléphone/Email visible ?
Holidu et réservations directes	Oui, par défaut
Airbnb	Peut être masqué
Booking.com	Peut être masqué
Vrbo	Peut être masqué

Pour les réservations effectuées via Airbnb, Booking.com et Vrbo, l'adresse e-mail personnelle du voyageur est protégée par ces plateformes. L'adresse e-mail personnelle du voyageur devient visible s'il complète le formulaire d'arrivée Holidu.

Nouveaux hôtes :

Si vous n'avez pas encore complété votre premier check-in confirmé, les coordonnées du voyageur sont masquées jusqu'à 2 jours avant le check-in. Une fois votre premier check-in réussi, cette restriction est levée pour toutes les futures réservations.

Que faire si vous ne pouvez pas joindre le voyageur

Essayez ces méthodes dans cet ordre :

1. Messagerie des voyageurs (Messages → Boîte de réception) — toujours la meilleure première étape, quel que soit le canal.
2. WhatsApp — envoyez un message court et poli.
3. Appel téléphonique — si aucune réponse sur WhatsApp.
4. E-mail — faites un suivi si disponible.

Conseil :

Gardez votre message amical et concis. Par exemple :

Bonjour [Nom du voyageur], c'est [Votre nom] de [Nom de la propriété]. Je voulais juste confirmer votre heure d'arrivée. Veuillez me tenir informé dès que possible. J'ai hâte de vous accueillir !

Si le check-in est prévu dans les 7 prochains jours et que vous n'avez reçu aucune réponse par tous les canaux disponibles, contactez notre équipe d'assistance via l'assistant Holidu. Nous pouvons vous aider à vérifier les détails de la réservation et contacter le voyageur par le canal de réservation d'origine si nécessaire.

Bonnes pratiques pour éviter les lacunes de communication

1. Envoyez un message aux voyageurs tôt via la messagerie. Un message de bienvenue amical quelques jours avant l'arrivée établit une bonne relation et confirme les détails clés. L'assistant IA peut gérer automatiquement les questions de suivi.
2. Envoyez des instructions d'arrivée claires à l'avance. Assurez-vous que les voyageurs connaissent l'heure du check-in, la localisation et les détails d'accès à la propriété.
3. Utilisez les messages automatisés. Les messages automatisés Holidu fonctionnent aux côtés de la messagerie des voyageurs. Lorsque les voyageurs répondent à un message programmé, l'assistant IA peut continuer la conversation.
4. Activez l'auto check-in si possible. Cela évite le stress de dernière minute en cas de retard de communication.
5. Demandez aux voyageurs de confirmer leur heure d'arrivée 2 à 3 jours avant. Un court message garde tout le monde aligné sur les attentes.

Information importante

Holidu n'est pas obligée de collecter les informations personnelles des voyageurs en votre nom. Si vous avez besoin de ces informations à des fins d'enregistrement, veuillez contacter directement les voyageurs. Notre équipe d'assistance disponible 7 jours par semaine peut vous aider si vous avez besoin d'assistance supplémentaire.

Si vous avez d'autres questions ou rencontrez des difficultés pour joindre un voyageur, n'hésitez pas à utiliser notre formulaire de contact pour obtenir de l'aide de la part de notre équipe d'assistance.